Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018, bouleversant ainsi le paysage de la protection des données personnelles en Europe. Ce cadre réglementaire exige désormais que les entreprises soient rigoureuses dans leur gestion des données et établit de nouvelles responsabilités pour celles-ci. Cet article vous présente un tour d’horizon des principales obligations et responsabilités imposées par le RGPD aux sociétés.

La désignation d’un Délégué à la Protection des Données (DPO)

L’une des principales nouveautés introduites par le RGPD est la désignation obligatoire d’un Délégué à la Protection des Données (DPO) pour certaines entreprises. Le DPO est chargé de veiller au respect du RGPD au sein de l’entreprise, d’informer et conseiller les employés sur leurs obligations, et de servir de point de contact avec les autorités de contrôle. Cette obligation concerne les entreprises dont les activités principales consistent en un traitement à grande échelle de données sensibles ou en une surveillance systématique à grande échelle.

Les principes fondamentaux du RGPD

Pour se conformer au RGPD, les entreprises doivent respecter plusieurs principes fondamentaux relatifs à la collecte et au traitement des données :

• Licéité, loyauté et transparence : Les entreprises doivent s’assurer que les données sont collectées et traitées de manière licite, loyale et transparente envers les personnes concernées.
• Limitation des finalités : Les données ne doivent être collectées que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités.
• Minimisation des données : Les entreprises ne doivent collecter que les données strictement nécessaires à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
• Exactitude : Les données doivent être exactes et, si nécessaire, mises à jour. Les entreprises doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour effacer ou rectifier sans délai les données inexactes.
• Limitation de la conservation : Les données ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
• Intégrité et confidentialité : Les entreprises doivent garantir la sécurité des données en mettant en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger celles-ci contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée.

L’obligation d’information

Selon le RGPD, les entreprises ont l’obligation d’informer les personnes concernées sur le traitement de leurs données personnelles. Cette information doit être fournie au moment de la collecte des données et doit inclure notamment :

• L’identité et les coordonnées du responsable du traitement et, le cas échéant, du DPO
• Les finalités du traitement et la base juridique sur laquelle il repose
• La durée de conservation des données ou les critères permettant de déterminer cette durée
• Les droits des personnes concernées, tels que le droit d’accès, de rectification, d’effacement et de portabilité des données, ainsi que le droit de s’opposer au traitement ou de retirer son consentement à tout moment

L’exercice des droits des personnes concernées

Le RGPD confère aux personnes concernées plusieurs droits relatifs à leurs données personnelles. Les entreprises doivent mettre en place des procédures internes pour faciliter l’exercice de ces droits et répondre aux demandes dans un délai d’un mois.

Mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées

Pour garantir la sécurité des données personnelles qu’elles traitent, les entreprises doivent mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées. Ces mesures peuvent inclure :

• L’anonymisation ou la pseudonymisation des données
• L’utilisation de systèmes sécurisés pour stocker et transférer les données
• L’établissement de politiques internes en matière de sécurité informatique et de protection des données

Ces mesures doivent être mises en place en tenant compte du niveau de risque présenté par le traitement et de l’état des connaissances en matière de protection des données.

La notification des violations de données personnelles

En cas de violation de données personnelles, les entreprises ont l’obligation d’informer sans délai et, si possible, dans les 72 heures suivant la prise de connaissance de la violation, l’autorité de contrôle compétente. Si la violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, celles-ci doivent également être informées.

L’analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD)

Le RGPD prévoit que les entreprises doivent réaliser une Analyse d’Impact relative à la Protection des Données (AIPD) avant de mettre en œuvre un traitement présentant un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées. Cette analyse doit notamment inclure une description du traitement envisagé, une évaluation du risque pour les droits et libertés des personnes concernées et les mesures envisagées pour atténuer ce risque.

Dans le contexte actuel où la protection des données est au cœur des préoccupations, il est essentiel pour les entreprises de s’adapter aux nouvelles responsabilités imposées par le RGPD. Cela passe notamment par une meilleure compréhension du cadre réglementaire, la mise en place de procédures internes adaptées et la désignation d’un DPO si nécessaire. En respectant ces obligations, les entreprises renforceront non seulement leur conformité au RGPD, mais aussi leur réputation auprès de leurs clients et partenaires.